PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI

    Di dalam kehidupan manusia selalu dihadapkan deengan banyak pilihan serta harus memutuskan pilihan tersebut yang baik baginya atau orang lain. Pengambilan keputusan juga melalui tahap-tahap pertimbangan dan untuk tujuan yang jelas, meskipun keputusan yang diambil terkadang tidaklah tepat.

Definisi

    Pengambilan keputusan adalah proses memilih suatu alternatif cara bertindak dengan metode yang efisien sesuai situasi. Proses tersebut untuk menemukan dan menyelesaikan masalah organisasi. Suatu aturan kunci dalam pengambilan keputusan ialah sekali kerangka yang tepat sudah diselesaikan, keputusan harus dibuat (Brinckloe,1977)

situasi pengambilan keputusan yang dihadapi seseorang akan mempengaruhi keberhasilan suatu   pengambilan   keputusan. (Matlin ,1998)

Seseorang dituntut untuk mengambil keputusan secara tepat ketika dia berada dalam situasi terdesak, seseorang juga harus menganalisa, mempertimbangkan, memprediksi serta yang terakhir mengambil keputusan itu sendiri. Dalam kondisi tersebut, reaksi setiap individu tentunya berbeda-beda tergantung kondisi individu tersebut.

Dasar Pengambilan Keputusan

Pengambilan Keputusan Rasional

            Keputusan yang bersifat rasional  berkaitan dengan daya guna. Masalah – masalah yang dihadapi merupakan masalah yang memerlukan pemecahan rasional. Keputusan yang dibuat berdasarkan pertimbangan rasional lebih bersifat objektif. Dalam masyarakat, keputusan yang rasional dapat diukur apabila kepuasan optimal masyarakat dapat terlaksana dalam batas-batas nilai masyarakat yang di akui saat itu.

 Pengambilan Keputusan Berdasarkan Fakta

            Ada yang berpendapat bahwa sebaiknya pengambilan keputusan didukung oleh sejumlah fakta yang memadai. Sebenarnya istilah fakta perlu dikaitkan dengan istilah data dan informasi. Kumpulan fakta yang telah dikelompokkan secara sistematis dinamakan data. Sedangkan informasi adalah hasil pengolahan dari data. Dengan demikinan, data harus diolah lebih dulu menjadi informasi yang kemudian dijadikan dasar pengambilan keputusan.

            Keputusan yang berdasarkan sejumlah fakta, data atau informasi yang cukup itu memang merupakan keputusan yang baik dan solid, namun untuk mendapatkan informasi yang cukup itu sangat sulit.

     Pengambilan Keputusan Berdasarkan Pengalaman

            Sering kali terjadi bahwa sebelum mengambil keputusan, pimpinan mengingat-ingat apakah kasus seperti ini sebelumnya pernah terjadi. Pengingatan semacam itu biasanya ditelusuri melalui arsip-arsip penhambilan keputusan yang berupa dokumentasi pengalaman-pengalaman masa lampau. Jika ternyata permasalahan tersebut pernah terjadi sebelumnya, maka pimpinan tinggal melihat apakah permasalahan tersebut sama atau tidak dengan situasi dan kondisi saat ini. Jika masih sama kemudian dapat menerapkan cara yang sebelumnya itu untuk mengatasi masalah yang timbul.

            Dalam hal tersebut, pengalaman memang dapat dijadikan pedoman dalam menyelesaikan masalah. Keputusan yang berdasarkan pengalaman sangat bermanfaat bagi pengetahuan praktis. Pengalaman dan kemampuan untuk memperkirakan apa yang menjadi latar belakang masalah dan bagaimana arah penyelesaiannya sangat membantu dalam memudahkan pemecaha masalah.

 Pengambilan Keputusan Berdasarkan Wewenang

            Banyak sekali keputusan yang diambil karena wewenang (authority) yang dimiliki. Setiap orang yang menjadi pimpinan organisasi mempunyai tugas dan wewenang untuk mengambil keputusan dalam rangka menjalankan kegiatan demi tercapainya tujuan organisasi yang efektif dan efisien.

            Keputusan yang berdasarkan wewenang memiliki beberapa keuntungan. Keuntungan-keuntungan tersebut antara lain : banyak diterimanya oleh bawahan, memiliki otentisitas (otentik), dan juga karena didasari wewenang yang resmi maka akan lebih permanent sifatnya.

Keputusan yang berdasarkan pada wewenang semata maka akan menimbulkan sifat rutin dan mengasosiasikan dengan praktik dictatorial. Keputusan berdasarkan wewenang kadangkala oleh pembuat keputusan sering melewati permasahan yang seharusnya dipecahkan justru menjadi kabur atau kurang jelas.

Jenis Pengambilan Keputusan

Dalam manajemen keputusan dikategorikan dalam dua jenis yaitu

keputusan terprogram (programmed decisions)

keputusan tak terprogram (nonprogrammed decisions).

Mengemukakan bahwa pengambilan keputusan adalah sebagai pemilihan yang didasarkan kriteria tertentu atas dua atau lebih alternatif yang mungkin.(G. R. Terry)

Mengatakan proses pengambilan keputusan itu dikerjakan oleh kebanyakan manajer berupa suatu kesadaran, kegiatan pemikiran yang termasuk pertimbangan, penilaian dan pemilihan diantara sejumlah alternatif. (Claude S. Goerge, Jr)

Keputusan terprogram adalah merupakan “keputusan yang diambil berdasarkan kebiasaan, peraturan, atau prosedur tertentu. Setiap organisasi mempunyai kebijakan tertulis atau tidak tertulis yang mempermudah pengambilan keputusan dalam situasi yang berulang-ulang dengan membatasi ataupun dengan cara meniadakan alternatif.

Sebaliknya, keputusan tidak terprogram adalah keputusan untuk memecahkan masalah yang luar biasa atau masalah istimewa. Jika suatu masalah jarang sekali muncul sehingga tidak tercakup oleh suatu kebijakan atau sedemikian penting sehingga memerlukan perlakuan khusus, maka masalah tersebut harus ditangani dengan suatu keputusan tidak terprogram.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam pengambilan keputusan menurut George .R Terry, yaitu :

a)   Hal-hal yang berwujud maupun yang tidak berwujud, yang emosional maupun yang rasional perlu diperhitungkan dalam pengambilan keputusan.

b)  Setiap keputusan harus dapat dijadikan bahan untuk mencapai tujuan organisasi.

c)  Setiap keputusan jangan berorientasi pada kepentingan pribadi, tetapi harus lebih     mementingkan kepentingan organisasi.

d)  Jarang sekali pilihan yang memuaskan, oleh karena itu buatlah altenatif-alternatif tandingan.

e)  Pengambilan keputusan merupakan tindakan mental dari tindakan ini harus diubah menjadi tindakan fisik.

f)    Pengambilan keputusan yang efektif membutuhkan waktu yang cukup lama.

g)  Diperlukan pengambilan keputusan yang praktis untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.

h)  Setiap keputusan hendaknya dilembagakan agar diketahui keputusan itu benar.

i)   Setiap keputusan merupakan tindakan permulaan dari serangkaian kegiatan mata rantai berikutnya.

Daftar Pustaka

Terry, George .R. & Winardi.  1986. Asas-asas Manajemen.

Salusu, J. 2004. Pengambilan Kepts Stratejik.

Schroeger, Roger. G.  1994. Manajemenn Operasi: Pengambilan Keputusan dalam Suatu Fungsi

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Definisi Komunikasi :

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit unit komunikasi dalam hubungan-hubungann hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan

Definisi Komunikasi Menurut Para Ahli :

Komunikasi adalah suatu proses yang memungkinkan seseorang menyampaikan rangsangan (biasanya dengan menggunakan lambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain (Carl I. Hovland)

Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram W)

 Jenis Komunikasi dalam Organisasi 

·         Komunikasi Lisan

Komunikasi jenis ini tergolong kepada komunikasi aktif, dimana komunika dapat memberikan timbal balik secara langsung apabila terjadi ketidakpahaman. 

Komunikasi lisan secara langsung adalah komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang saling bertatap muka secara langsung dan tidak ada jarak atau peralataan yang membatasi mereka.

Komunikasi lisan secara tidak langsung adalah komunikasi yang dilakukan melalui perantara alat seperti telepon, Handphone dll.

·         Komunikasi Tertulis

Komunikasi secara tertulis memang memberikan suatu dampak dimana komunikan akan merasa kesulitan dalam memahami maksud dan tujan dari informasi itu, namun komunikasi ini mempunyai dampak yang lama. Dan apabila komunikan lupa dengan apa yang telah dipelajarai sebelumnya, maka ia dapat mengulangi membaca informasi tersebut. Komunikasi ini tergolong komunikasi tidak lagsung, artinya apabila komunikan tidak paham terhadap materi tertulis tersebut, maka komunikan tidak dapat memberikan suatu umpan balik secara langsung. namun dengan berkembangnya teknologi saat ini, maka meskipun komunikasi berjalan secara tidak langsung, namun unpan balik dapat diberikan secara cepat baik melalui telepon, e-mail, dll.

·         Komunikasi Verbal

Simbol atau pesan verbal adalah semua jenis simbol yang menggunakan satu kata atau lebih. Bahasa dapat juga dianggap sebagai sistem kode verbal (Deddy Mulyana, 2005). Bahasa dapat didefinisikan sebagai seperangkat simbol, dengan aturan untuk mengkombinasikan simbol-simbol tersebut, yang digunakan dan dipahami suatu komunitas.

Komunikasi adalah proses dimana seseorang individu atau komunikator mengoperkan stimulan biasanya dengan lambang-lambang bahasa (verbal maupun non verbal) untuk mengubah tingkah laku orang lain. (Carl I. Hovland, 1966)

·          Komunikasi NonVerbal

Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang menggunakan pesan-pesan nonverbal. Istilah nonverbal biasanya digunakan untuk melukiskan semua peristiwa komunikasi di luar kata-kata terucap dan tertulis. Secara teoritis komunikasi nonverbal dan komunikasi verbal dapat dipisahkan. Namun dalam kenyataannya, kedua jenis komunikasi ini saling jalin menjalin, saling melengkapi dalam komunikasi yang kita lakukan sehari-hari.

Penampilan seseorang merupakan salah satu hal pertama yang diperhatikan selama komunikasi interpersonal. Kesan pertama timbul dalam 20 detik sampai 4 menit pertama. Delapan puluh empat persen dari kesan terhadap seseOrang berdasarkan penampilannya (Lalli Ascosi, 1990)

Batasan yang sederhana tersebut merupakan langkah awal untuk membedakan apa yang disebut dengan vocal communication yaitu tindak komunikasi yang menggunakan mulut dan verbal communication yaitu tindak komunikasi yang menggunakan kata-kata. (Adler dan Rodman,1994)

·         Komunikasi  Formal

         Komuniasi Formal adalah komunikasi yang mengikuti rantai komando yang dicapai oleh hirarki wewenang. Komunikasi Formal merupakan suatu proses komunikasi yang bersifat resmi dan biasanya dilakukan di dalam lembaga formal melalui garis perintah atau sifatnya instruktif , berdasarkan struktur organisasi oleh pelaku yang berkomunikasi sebagai petugas organisasi dengan status masing - masing yang tujuannya menyampaikan pesan yang terkait dengan kepentingan dinas . Suatu komunikasi juga dapat dikatakan formal ketika komunikasi antara dua orang atau lebih yang ada pada suatu organisasi dilakukan berdasarkan prinsip - prinsip dan struktur organisasi . 

·         Komunikasi Informal

          Komunikasi informal adalah komunikasi yang terjadi diluar dan tidak tergantung pada herarki wewenang. Komunikasi antara orang yang ada dalam suatu organisasi , akan tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi . Fungsi komunikasi informal adalah untuk memelihara hubungan sosial persahabatan kelompok informal , penyebaran informasi yang bersifat pribadi dan privat seperti isu , gossip , atau rumor . Tentang komunikasi informal sebaiknya tidak dilakukan berdasarkan informasi yang masih belum jelas dan tidak akurat , carilah sumber informasi yang dapat dipercaya , selalu gunakan akal sehat dan bertindak berdasarkan pikiran yang positif . Informasi dalam komunikasi informal biasanya timbul melalui rantai kerumunan di mana seseorang menerima informasi dan diteruskan kepada seseorang atau lebih dan seterusnya sehingga informasi tersebut tersebar ke berbagai kalangan . Implikasinya adalah kebenaran informasi tersebut menjadi tidak jelas atau kabur . Meski demikian komunikasi informal akan untuk memenuhi kebutuhan sosial , mempengaruhi orang lain , dan mengatasi kelambatan komunikasi formal yang biasanya cenderung kaku dan harus melalui berbagai jalur terlebih dahulu.

Proses komunikasi Organisasi

Ada 4 empat proses komunikasi Organisasi yang dapat digunakan :

1.       Komunikasi Ke bawah (Downward Communication)

Komunikasi ke  bawah adalah komunikasi ketika atasan mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas kebawah ini adalah :

a)      Pembuatan instruktur kerja

b)      Penjelasan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan

c)       Penyampaian informasi mengenasi peraturan-peraturan yang berlaku;

d)      Pemberian motivasi

2.       Komunikasi Ke atas (upward Communication)

Komunikasi ke atas adalah komunikasi yang terjadi ketika bawahan mengirimkan pesan kepada atasan. Fungsi atus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah

a)      Pelaporan tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan

b)      Penyampaian informasi tentang persoalan persoalan pekerjaan ataupun tigas yang tidak dapat diselesaikan

c)       Penyampaian saran perbaikan

d)      Penyampaian keluhan

3.       Komunikasi Horizontal (Horizontal Communication)

Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang berlangsung di antara para pegawai ataupun bagian lain yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horizontal ini adalah :

a)      Saling berbagi informasi

b)      Memperbaiki koordinasi

c)       Mencari upaya pemecahan masalah

d)      Menjalim hubungan melalui kegiatan bersama

4.       Komunikasi  antar saluran(Interline Communication)

Komunikasi antarsaluran (lintas saluran) adalah tindak komunikasi untuk berbagai informasi melewati batas batas fungsional. Staff khusus biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas saluran.

DAFTAR PUSTAKA 

R.Wayne Pace Don F. Faules, Editor Deddy Mulyana,M.A, PH.D ,Komunikasi Organisasi-Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan

Kholili,H.M. Komunikasi untuk dakwah.Yogyakarta, CV.Amanah, januari 2009

Cangara, Hafield.H. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta, PT.Raja Grafindo Persada, 2007.

Widjaja,A.W, KOMUNIKASI (Komunikasi dan Hubungan Masyarakat), Jakarta, BUMI AKSARA, Januari 1993.

A.Goldberg,Alvin dan E.Larson, Carl. Komunikasi Kelompok, Jakarta, Penerbit Universitas Indonesia (UI-Press), 1985.

 Depari, Eduard dan MacAndrews, Colin.Peranan Komunikasi dalam Pembangunan, Yogyakarta, Gadjah Mada University Press, 1998.